Digital transformation ที่แท้จริงไม่ใช่แค่มีระบบ แต่ต้องเปลี่ยน workflow และ dataflow ขององค์กรให้ได้

พันธุ์ปิติ เปี่ยมสง่า 13 มีนาคม · แชร์กับ สาธารณะ ขออภัยก่อนเลยครับ ยาวสุดๆ พักนี้เรื่องอยากเล่าเยอะครับ ใกล้เกษียณแล้วก็รู้สึกว่าอะไรมันผ่านไปเร็วเหลือเกิน มันมีเรื่องมากมายที่อยากเล่า แต่ไม่เคยได้เล่า และถ้าจะเล่าก็คงเล่าให้ลูกหลานฟังมากกว่า ซึ่งก็ไม่แน่ใจว่าจะมีประโยชน์อะไรกับเขาหรือเปล่า เรื่องหนึ่งที่ผมชอบคิดคือ ทำไมเรามีระบบเก็บภาษีเงินได้แล้ว เรายังต้องให้ประชาชนยื่นแบบภาษี มันดูตลกดีนะครับ เพราะข้อมูลภาษีคุณก็ไปขอจากหน่วยงานที่หักภาษี ณ ที่จ่ายมาแล้ว เงินก็เก็บได้ตรง แล้วทำไมประชาชนต้องมานั่งปวดกบาลกรอกฟอร์มกันอีก เรื่องนี้มันนานมากแล้ว ตั้งแต่ผมจบปริญญาเอกใหม่ ๆ (ปี 2000) ตอนนั้นผมมีโอกาสได้ร่วมทีมเขียนแผนแม่บทให้กรมสรรพากร ผมก็เป็นแค่เด็กน้อยในทีม อยู่ในระดับ subproject อีกทอดหนึ่ง มุมมองตอนนั้นก็ยังอ่อนต่อโลก คิดง่าย ๆ ว่าในยุคที่เทคโนโลยีมันล้ำขึ้นทุกวัน หลายอย่างมันก็น่าจะไปได้เร็ว สิ่งที่ผมเสนอไปหลังจากแผนเขียนเสร็จแล้ว จริง ๆ ผมก็ไม่รู้หรอกว่าเขาเอาไปใส่ในแผนจริงหรือเปล่า เพราะไม่เคยเห็น final report แต่ประเด็นที่อยากเล่าก็ไม่ใช่เรื่องนั้น เอาเป็นว่าข้ามเรื่องทางเทคนิคไปก่อน มาดูผลลัพธ์เลย สิ่งที่ผมเขียนไว้ มันเกิดขึ้นได้จริงหลังจากนั้นอีกยี่สิบกว่าปี ที่เรากรอกภาษีได้โดยมีข้อมูลตั้งต้นมาแล้ว ซึ่งมันดูตลกพราะความจริงเทคโนโลยีมันพร้อมมานานแล้ว แต่สิ่งที่มันไม่พร้อมคือองค์กรไม่พร้อมจะ transform จากระบบกระดาษ งานราชการ ไปเป็นระบบดิจิทัลที่มี workflow และ dataflow ในการจัดการ ระหว่างทางก็จะติดทั้งกฎหมาย ระเบียบ และแรงต้านของผู้ใช้งาน ระหว่างนั้นผมก็มีโอกาสทำระบบที่ใช้แนวคิดเดียวกันอยู่สองระบบ คือระบบฐานข้อมูลงานวิจัย ของมก. และระบบข้อมูลภาระงาน (KU-Work) ผมเคยเล่าแนวคิดที่เคยเสนอในงานของกรมสรรพากรไปเล่าให้อาจารย์ผู้ใหญ่ท่านหนึ่งฟัง ท่านทำตาโตดีใจมาก แล้วก็ให้กำลังใจผมว่าให้ผมทำให้สำเร็จก่อนผมเกษียณ ลองคิดดูนะครับ ตอนนั้นผมอายุ 32 จะไปคิดเรื่องเกษียณอะไร ตอนนั้นก็คิดง่าย ๆ ว่ามันจะยากอะไร ยังแอบคิดเลยว่าอาจารย์ท่านประชดผมหรือเปล่า แต่จริง ๆ ไม่ใช่ ท่านคิดแบบนั้นจริง ๆ เพราะระบบพวกนี้มันไปช้ามาก สมัยนั้นทั้งระบบงานวิจัยและระบบภาระงานทำกันด้วยกระดาษ และข้อมูลชุดเดียวกันนี้ถูกใช้จากหลายหน่วยงาน ไม่ว่าจะเรื่องอะไร ก็ใช้ข้อมูลพวกนี้ ผลก็คืออาจารย์ทั้งมหาวิทยาลัยถูกขอเอกสารทุกเดือนจากหน่วยงานที่แตกต่างกันสำหรับข้อมูลเดียวกันแต่ฟอร์แมตไม่เหมือนกัน แล้วก็โดนขอข้อมูลซ้ำทุกปี โจทย์จริง ๆ มันก็แค่ต้องทำระบบ ระบบมันต้องมีกระบวนการด้วย ข้อมูลต้องถูกต้อง ทันสมัย และเอาไปใช้ประโยชน์ต่อได้ มันจะเกิดขึ้นได้ยังไงถ้าข้อมูลข้ามกองกันยังแชร์กันไม่ได้ และยังไม่แน่ใจว่าข้อมูลที่ต่างกันอันไหนถูกต้องกว่าอีกอัน ซึ่งทุกวันนี้ก็ยังเป็นปัญหาระดับกระทรวงอยู่เลย เราก็จัดการข้อมูลงานวิจัย โดยสร้างระบบข้อมูลงานวิจัย เป็นธรรมดาที่ อาจารย์จะต้องรายงานเพื่อขอตำแหน่งวิชาการ ซึ่งพอได้ตำแหน่งก็จบหน้าที่ แต่มหาวิทยาลัยต้องใช้ข้อมูลพวกนี้ ทั้งเรื่องประกันคุณภาพ ranking และเรื่องอื่น ๆ อีกมาก คนที่ใจดีเขาให้ครบแล้ว มาขอใหม่เขาก็ให้ได้ แต่ถ้ามาขอทุกเดือนคนละฟอร์แมต บางทีก็ไม่ให้ หรือก็ส่งไปแบบงั้น ๆ คาดว่าทุกท่านคงพอนึกภาพออก อาจารย์บางท่านก็ไม่คิดขอตำแหน่งวิชาการเลย แม้ว่าจะตีพิมพ์เยอะแยะ ทำวิจัยเพราะความสนใจส่วนตัวเท่านั้น พอลูกศิษย์จบก็จบ ไม่สนใจตำแหน่งอะไร แล้วคราวนี้มหาวิทยาลัยจะรู้ได้อย่างไรว่าใครทำอะไรอยู่ แม้จะมีระบบให้กรอกก็ไม่มีใครกรอก นั่นเป็นที่มาของระบบภาระงาน ku-work ที่ผมทำให้กองการเจ้าหน้าที่ ซึ่งผมเผอิญได้เป็นผู้ช่วยอธิการบดีด้าน IT ควบกับรองผู้อำนวยการ สวพ.มก. ผมก็เล่นง่าย ๆ เอางานจาก สวพ.มก. ส่งต่อไปให้กองการเจ้าหน้าที่ ดังนั้น เมื่ออาจารย์ส่งข้อมูลให้ระบบของ สวพ.มก. แล้ว ก็ถือว่ากรอกครั้งเดียว สวพ.ตรวจครั้งเดียว กองการเจ้าหน้าที่ก็รับรายงานที่ถูกต้อง แถมหัวหน้าภาคก็เปิดคอมพ์ดูผลงานของลูกภาคได้ แต่นั่นแหละ ข้อมูลเดียวกันอาจไม่ได้ดีที่สุดหรือถูกต้องที่สุด ถ้าไม่ได้มาจาก source อย่างข้อมูลการตีพิมพ์ ตอนนั้นใครเป็นชื่อแรกชื่อหลังวุ่นวายมาก ลืมใส่บ้าง ใส่มั่วบ้าง ตรวจยากตลอด สุดท้ายเราก็ไปดูดข้อมูลจากฐานโดยตรงแทน เท่าที่เราได้ประโยชน์ เพราะมหาวิทยาลัยสนใจ Scopus เราก็เลยไม่ขอนักวิจัยแล้ว ดูดจาก source มาใช้เลย นักวิจัยก็สบาย สวพ.มก.ก็สบายขึ้น ไม่ต้องคอยขอให้นักวิจัยช่วยกรอกข้อมูลอีก และนั่นก็กลายเป็นที่มาของการออกแบบระบบ รางวัลผลงานวิจัยของมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะผลงานตีพิมพ์ในวารสารนานาชาติ เราอยากให้ incentive นักวิจัย ซึ่งก็เห็นได้ว่าจำนวนการตีพิมพ์ยังเพิ่มขึ้นอยู่ แต่การจะได้ incentive ก็ต้องแลกกับการช่วยตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง ไม่งั้นก็ไม่รับรางวัลส่วนนี้ ในฐานะที่ผมเป็นกรรมการอยู่ด้วย ก็ต้องขออภัยหลายท่านเหมือนกัน เราเข้าใจว่าท่านทำงาน แต่ถ้าข้อมูลผลงานของท่านไม่ปรากฏให้มหาวิทยาลัยใช้ประโยชน์ได้ ก็ต้องปรับให้มันใช้ได้ก่อนแล้วถึงจะจ่ายรางวัลได้ ข้อมูลก็เลยค่อนข้างมั่นใจว่าถูกต้อง ทีนี้ไหน ๆ ก็พูดถึงรางวัลตีพิมพ์ สูตรของการให้ความต่อเนื่องก็เริ่มต้นจากความตั้งใจอยากให้เกิดความต่อเนื่องจริง ๆ สูตรทางคณิตศาสตร์มันก็มีอยู่ ดยสูตรคือ สร้างสมการ p index โดยปี ปัจจุบัน นับ 1 ปีก่อนหน้าสองปี นับ 0.5 ถ้าสามปีตีพิมพ์ติดกัน ก็จะได้ p index = 0.5+0.5+1 = 2 แล้วคูณกับ คุณภาพของของบทความ ทำให้ถ้าบทความระดับ Q1 สามปีติดกัน ได้จากการตีพิมพ์ ในปีทีสาม มีโอกาสถึง 40,000 บาท จากบทความในปีที่สาม ถ้าสองปีก่อนหน้านั้นไม่มีบทความ ก็ได้แค่ 20,000 และปีหน้าก็คิดต่อได้อีก แต่ที่อธิบายจะบอกว่าถ้าไม่มีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดีพอ คงใช้สูตรซับซ้อนไม่ได้ และถ้าให้พูดถึง KU-Work ผมก็มองเหมือนตอนออกแบบระบบภาษีนั่นแหละ มีข้อมูลอยู่แล้ว ทำไมคนต้องกรอกอีก ผมขอตอบว่า ผมเป็นแค่คนออกแบบระบบ แต่ทุกระบบใหม่จะมีไอเดียบรรเจิดที่ใหม่และไม่มีข้อมูลมาก่อนระบบที่ควรจะจบในตัว ก็เลยมักกลายเป็นระบบให้กรอกอยู่เสมอ สุดท้ายผมก็ทำให้เขากรอกได้ ในทางปฏิบัติมันคือข้อจำกัดของระบบ แต่ถ้าถามว่าขัดใจไหม ตอบเลยว่าสุด ๆ สุดท้าย KU Forest ซึ่งเป็นเว็บที่รายงานผลงานวิจัยของอาจารย์ มก. เว็บนี้รันมาจะยี่สิบปีแล้ว และยังรันอยู่ ก็เป็นงานอีกชิ้นที่มีมหาวิทยาลัยหลายแห่งมาดูงานด้านระบบข้อมูลวิจัย เอาเป็นว่ามหาวิทยาลัยใหญ่ ๆ ทั้งนั้น ที่เล่ามาทั้งหมดนี้ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งของ digital transformation ในทางเทคนิคมันไม่ได้ยากอะไรหรอก แต่ถ้ามองในเชิงวิชาการจริง ๆ มันเป็นปัญหาเรื่องวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กร องค์กรต้องสามารถเปลี่ยน workflow และ dataflow ได้จริง ซึ่งหมายถึงต้องปรับระเบียบ ข้อกฎหมาย และรับมือกับแรงต้านภายในองค์กรอีกมาก ถ้าไม่มีวิสัยทัศน์ของเบอร์หนึ่งก็คงยาก สิ่งที่ทำได้ก็มักจะเป็นแค่กระบวนการขององค์กรเดียวที่อยู่ในอำนาจของหัวหน้าองค์กรนั้นเท่านั้น ผมเล่ามานี่ก็เป็นแค่ส่วนหนึ่งนะครับ จริง ๆ มีอีกหลายโปรเจคที่ fail ถ้าไม่มีเบอร์หนึ่งขององค์กรที่มีความเข้าใจมากำกับ งานนี้ก็จะเป็นงานที่ท้าทายเกินไปจริง ๆ ขออภัยครับ ที่เขียนยาวมาก ขอบคุณที่อ่านจนจบนะครับ ปล. ทุกระบบที่เริ่มต้น มีผู้อื่นดูแลต่อมาต่อเนื่องนะครับ ปัจจุบันผมไม่ได้ดูแลระบบที่กล่าวมาทั้งหมดแล้วครับ